ช่วงนี้ฝนตกบ่อย ละอองฝนและอากาศเย็นทำให้หลายคนที่ออฟฟิศเริ่มเป็นหวัด ในขณะที่จิ้มพิมพ์งานอยู่นี้ก็ยังได้ยินเสียงไอจามอยู่เป็นระยะ หวัดเป็นโรคที่ทุกคนต้องเคยเป็น บางคนแค่มีน้ำมูกแค่คัดจมูก บางคนเป็นมากถึงขั้นเป็นไข้สูงต้องหามส่งโรงพยาบาล

ถ้าเปรียบเทียบหวัดกับปัญหาในองค์กรก็น่าจะใกล้เคียงกับปัญหาด้านการสื่อสารภายใน ทุกบริษัทไม่ว่าจะมีขนาดใหญ่หรือเล็กล้วนต่างมีปัญหานี้ด้วยกันทั้งสิ้น จะต่างกันแค่อาการหนัก อาการเบา มากน้อยไม่เท่ากัน จริงๆแล้วแม้แต่หน่วยที่เล็กที่สุดของสังคมคือครอบครัว ก็ยังหนีปัญหานี้ไม่พ้น สามีกับภรรยา พ่อกับลูก ลูกกับแม่ หลายครั้งที่เกิดความเข้าใจผิดจากความผิดพลาดในการสื่อสาร

การสื่อสารภายในองค์กรในที่นี้จะขอเน้นประเด็นที่เป็นการสื่อสารจากบริษัทไปสู่พนักงานซึ่งถือว่าเป็นโรคที่ทุกบริษัทต้องการจะเยียวยารักษา เรามาลองรักษาโรคนี้ด้วยกัน

องค์ประกอบหลักของการสื่อสารคงหนีไม่พ้น ผู้ส่งสาร เนื้อหา ช่องทางการสื่อสารและผู้รับสาร ยามใดก็ตามที่เกิดปัญหาด้านการสื่อสารขึ้นมาสิ่งที่องค์กรต่างๆทำเพื่อแก้ปัญหาคือ

  • วางแผนการสื่อสารอย่างเป็นระบบ ใครทำอะไร ที่ไหน เมื่อไร อย่างไร
  • มอบหมายให้คนที่มีทักษะในการสื่อสารดีเป็นคนทำหน้าที่สื่อสาร
  • จัดสัมนาหัวข้อ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพให้หัวหน้างาน
  • จัดเตรียมเนื้อหาและบทพูดอย่างชัดเจน
  • เตรียมบทถามตอบไว้เรียบร้อย
  • เพิ่มช่องทางการสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็น ติดบอร์ด ทำจดหมายข่าวภายใน ประชุมพนักงานทั้งบริษัท ประชุมกลุ่มย่อย ส่งอีเมล โพส์ตขึ้นอินทราเน็ต เทเลคอลเฟอเรนซ์ วีดิโอคอนเฟอเรนซ์ เว็ปบินา หรือแม้แต่ใช้โซเชี่ยลมีเดียต่างๆ เช่น แยมเมอร์ เฟสบุค หรือ แอพพลิเคชั่นยอดฮิตอย่าง ไลน์
  • เพิ่มความถี่ในการสื่อสาร เป็นทุกไตรมาส ทุกเดือน ทุกสัปดาห์ หรือจะเอาทุกวันเลยก็ได้

ถึงแม้ว่าจะยังไม่ครบถ้วนแบบร้อยเปอร์เซนต์แต่เชื่อว่าสิ่งที่องค์กรต่างๆทำไม่น่าจะหนีไปนี้เท่าไร ลองสังเกตุดูรายการข้างต้นโดยเปรียบเทียบกับองค์ประกอบหลักของ การสื่อสาร อันได้แก่ ผู้ส่งสาร เนื้อหา ช่องทางการสื่อสารและผู้รับสารดู เราจะพบว่าสิ่งที่บริษัทต่างๆไม่ค่อยทำอะไรด้วยคือ ผู้รับสาร ทั้งๆที่ผู้รับสารเป็นองค์ประกอบหลักที่จะทำให้เกิดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพแต่กลับไม่ได้รับความสนใจนำไปเป็นส่วนหนึ่งของแผนงานพัฒนาการสื่อสารภายใน

ไม่ว่าบริษัทจะมีมาตราการอย่างไรออกมาเพื่อเยียวยาโรคการสื่อสาร หากผู้รับสารไม่มีความผูกพันกับองค์กร ขาดทักษะในการฟังและ/หรือไม่มีความไว้เนื้อเชื่อใจในองค์กรแล้ว ยากมากที่ปัญหาการสือสารจะได้รับการแก้ไข

  • พนักงานไม่รู้สึกผูกพันหรือ Engage กับองค์กร ต่อให้สื่อสารมากแค่ไหนก็ไม่ใส่ใจ สื่อสารไปแล้วก็ยังไม่รับรู้ ไม่แคร์ไม่สนใจ
  • พนักงานขาดทักษะการฟัง (เรื่องการฟังคงต้องเขียนกันได้อีกยาว) เนื้อหาหรือข้อความที่ถูกส่งมาก็จะถูกบิดเบือนได้จากทัศนคติ ความเชื่อ ค่านิยมต่างๆของตัวพนักงานเอง
  • พนักงานขาดความไว้เนื้อเชื่อใจในบริษัท นี่ก็เรื่องใหญ่เลย สื่อสารอะไรอกมาพนักงานก็มองลบ มองหาเรื่องราวลบที่อยู่เบื้องหลังตลอดเวลา หาไม่ได้ก็จะบอกว่าบริษัทสร้างภาพ

ถึงตรงนี้ น่าจะสรุปได้แล้วนะครับว่านอกจาก วิธีการแบบเดิมๆที่เราใช้กันมาในการแก้ปัญหาการสื่อสารภายในองค์กรแล้ว เราต้องให้แก้ปัญหาแบบองค์รวมโดยให้น้ำหนักและความสำคัญกับพนักงานในฐานะผู้รับสารด้วย ทำอย่างไรนั้นเราคงต้องถกกันอีกหลายบทเรียน

“ช่วยเข้าใจผมหน่อยครับ ได้โปรดเถอะ”